てかてんの書斎

書斎は「学んだり、考えたり、静かに読書したりする場所」だと思います。ここでは、自分の書斎かのように「学んだり、考えたり、書籍について考察したり」する場所です。明日をもっと素敵な一日にするための、考え方・習慣・仕組みについてもお話していきます。

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安価で試してみるシステム手帳入門編

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ビジネスマンの必須アイテムとして、手帳が挙げられますが、手帳をわざわざつかうまでもないから・・・とノートやメモ帳を活用している人もいると思います。

 

ノートやメモ帳と、システム手帳では紙に言葉を書くこと自体は同じなのですが、とても大きな違いがあります。

 

それは、ノートやメモ帳だと、書いたものを見直す機会が少ないことと、一冊書き上げたら次のノートを使うため、過去の書き溜めた情報を繰り越していくことができない点です。

 

これにはとてつもなく大きな差があります。

 

せっかく書き溜めた大切な情報を繰り越せないため、何冊もノートを持つ羽目になったり、はたまた結局見直さずにゴミになってしまったりするからです。

 

不要な情報は整理し、必要な情報は繰り越して持ち歩く。

 

 

それを実現した手帳が、「システム手帳」なのです。

 

システム手帳は、リフィルというノートのページをルーズリーフのように綴じて使うため、ページの差し替えも可能ですし、様々な種類のリフィルが販売されています。

 

電話帳、カレンダー、リスト、やることリスト、クリアファイル、日記、プロジェクトの議事録、アイディア帳、無地のページ、罫線入りのページなど、その種類は様々で、非常に便利になっています。

 

不要なページは廃棄できるし、必要なページはそのままとっておけるため、使えば使うほど自分に必要な情報が詰まった大切なパートナーとなっていきます。

 

この記事では、敷居の高そうなシステム手帳をより「安価で簡単に」使用するための情報をまとめてみましたので、システム手帳をやってみようかな?と思っている方に一助となればと思います。

 

 

今回のトピックはこちら!

 

 

 

まずは安価でシステム手帳を使ってみる

 

とにかく、メモ魔になったつもりでたくさん書く・たくさん綴じる

 

使いながら便利なアイテムを追加していく

 

慣れてきてから高級手帳へ

 

終わりに

 

 

 

 

 

 

まずは安価でシステム手帳を使ってみる

 

 

まずはシステム手帳ってどんなものなのかを使ってみましょう。

 

これまで使っていなかった人は、ノートやメモ帳を使っていた時と同じように、必要なことを書き込むために使ってみてください。

 

最初はなかなか使いこなすことができないかもしれませんが、日々書き込みをしていくだけで問題ありません。

 

とにかく「書く」ことが大切です。

 

人間の脳は、たくさんのことを覚えておけるほど記憶力がありません。

 

ついさっき上司から頼まれたことさえ忘れてしまいますし、大事な打ち合わせの時間すら忘れてしまうくらい現代のビジネスマンは忙しい。

 

そんな中で、スケジュール管理やタスク管理など、手帳が自分のマネージャーのような活躍を見せてくれます。

 

カレンダーのリフィルに予定を書き込む癖をつけると、予定がダブルブッキングになることがなくなりますし、来週は予定がたくさんあるから、今週残業してでも業務を進めておこう!など、計画にも利用できます。

 

また、「やることリスト」を作っておくと、「後でやっておこう」と思っていたことを忘れずに済みますし、仕事が後どれくらいあって、どのくらい進められているのかもすぐにわかるので便利です。

 

私は朝、始業前に今日のやることリストを作成しています。

 

前日の終業時に、明日やりたいことをやることリストに書き込む作業もやっていて、次の日はスタートからやることが整理されていて「思い出す」という作業を基本的にはしなくて良くなっているのです。

 

このように、手帳は自分の外部記憶として、ハードディスクのような役割を果たしてくれます。

 

 

何はともあれ、手帳は使ってみながら、自分なりの使い方を編み出した方が絶対に良いので、いろんな手帳術なんかを参考にしながらより仕事が進めやすくなる相棒にカスタマイズしましょう。

 

入門編として、まずは安いもので構わないのでシステム手帳を使ってみることをお勧めします。

 

 

とにかく安価を求めるならこれ。 

 

能率 システム手帳 リフィル 保存バインダー4 ネイビー 676

 

能率 システム手帳 リフィル 保存バインダー4 ネイビー 676

 

このバインダーはシステム手帳ではないですが、システム手帳に入りきらなくなった過去のリフィルを保存しておくバインダーです。

 

本来の用途は、システム手帳からいらなくなったリフィルをこのバインダーに移して保存しておくものですが、入門編ではこれをシステム手帳代わりに使ってみても良いでしょう。

 

革ではないし、若干チープですが、使ってみたいけどお金は・・・という方にはオススメです。

 

 

 

ほんの少しお金を使っても良いという方にはこれ。

 

レイメイ藤井 リフィルファイル 聖書 合皮 ブルー WBF100A

 

レイメイ藤井 リフィルファイル 聖書 合皮 ブルー WBF100A

 

こちらもリフィルファイルなのですが、システム手帳として使っている方も会社でちらほら見かけます。

 

手触りや質感も悪くないですし、しっかり手帳として機能するので入門編にはもってこいです。

 

私も最初の1年間は、このリフィルファイルをシステム手帳代わりに使用して、まずは使ってみることから始めました。

 

段々とシステム手帳に愛着が湧いてきて、もっと高価な手帳を持ちたいと思うまではこのリフィルファイルを愛用していたほど。

 

今では、仕事の案件ごとに業務内容をまとめ、そのリフィルをまとめて保存するために活用しています。

 

・・・前に愛用していた手帳ですので、捨てるにも捨てられず、別の用途に使っている感じです。

 

 

 

 

 

とにかく、メモ魔になったつもりでたくさん書く・たくさん綴じる

 

 

システム手帳もしくはバインダーを購入したら、まずは使って体験する。

 

その中で心がけておきたいのが、

 

「メモ魔になったつもりでたくさん書く・たくさん綴じる」

 

ということです。

 

前述した通り、システム手帳は脳の外部記憶容量のようなもの。

 

自分が忘れてしまいそうなことをメモし、スケジュールや仕事のタスク管理にも一役になってくれます。

 

そのためには、自分の記憶力に頼らないようにするトレーニングが必要です。

 

「これくらい忘れずに覚えてられる」と思う心を捨てる必要があります。

 

まずは、仕事中に言われた連絡事項や、新しく学んだこと・教えてもらったこと、人の話を聞いている時に出てきた言葉、会議に参加した時の内容、スケジュールに書き込むべきこと、思いついたアイディアなどをとにかく何でもかんでも書き込むようにします。

 

え?こんなこともメモするの?って言われちゃうくらいメモするようにしてみると、「手帳に書いたことは忘れても良い」ので脳の中をリフレッシュすることができます。

 

「あれを覚えていなくちゃ・・・」と頭の中でぐるぐる考えていると、やっぱり脳は疲れてしまいます。

 

仕事で頭を使う場面では、できるだけ脳をフリーに、そして疲れていない状態を作ることが重要ですよね。

 

余分なことに脳を使わず、手帳に何もかも覚えさせてしまいましょう。

 

あとは、メモしたことを見直すだけで良いので、なるべく手帳を使った仕事のやり方を身につけみると効果を実感できます。

 

 

余談にはなりますが、私が人生で何度も繰り返し読んでいる「バイブル」のような本があります。

 

それは、一冊の手帳で夢は必ずかなう - なりたい自分になるシンプルな方法という、GMOインターネットグループの創業者、熊谷正寿さんの著書です。

 

この本では、システム手帳の重要性、メモ魔になる重要性を詳しく書かれていて、会社を立ち上げて成功したのもすべてシステム手帳のおかげだと話されています。

 

熊谷さんはとんでもないメモ魔で、常に手帳を持ち歩き、なんとお風呂でもアイディアが思いつけばメモするほどだと言います。

 

そんな熊谷さんのシステム手帳は、パッと見るとそれが手帳だとわからないくらいに膨れ上がった情報の塊となっているので、驚きます。

 

過去に書評を書かせてもらっているので、よろしければ参考にしてみてください。

 

 

tekaten.hatenablog.jp

 

 

tekaten.hatenablog.jp

 

 

 

 

 

 

使いながら便利なアイテムを追加していく

 

 

 

手帳をどんどん使い込んでいくと、「もっと便利な使い方はないかな?」と思うようになってきます。

 

そうなってきたらしめたもの。

 

手帳はカスタマイズすることで、可能性は無限大だと私は思っています。

 

 

 市販のものだけでも、かなりの数のリフィルが出回っています。

 

資料などをパンチして、システム手帳に綴じることができる「パンチリフィル」や定規のリフィル、電卓のリフィルなど、システム手帳で何もかももちあるけたりもします。

 

タスク管理用のリフィルやカレンダーリフィル、電話帳のリフィル、議事録のリフィル・・・といった感じで、書き込む内容別にもリフィルが存在するほどです。

 

自分のスタイルに合わせて、市販のリフィルをたくさん使い分けることも、システム手帳術の面白いところ。

 

 

さらに、最近ではシステム手帳のリフィルを自作することも広がり始めています。

 

しもやんらんど代表取締役社長のしもやんさんは、著書の「手帳を作れば、人生が変わる!」の中で、システム手帳のリフィルを自作する効果と、実際に長年使われているリフィルを公開してくださっています。

 

自分で作ったリフィルに、毎日色々書き込むことで、より人生が進みやすくなるとのことでした。

 

確かに、使いやすいリフィルを追い求めると、自作するのがもっとも効果的だと思います。

 

詳しくは、以下の本をお読みいただくか、レビュー記事がありますのでそちらも読んでいただければと思います。

 

 

 

tekaten.hatenablog.jp

 

 

手帳を作れば、人生が変わる!
下川浩二
ごま書房新社
売り上げランキング: 389,234

 

 

 

 

慣れてきてから高級手帳へ

 

 

使い込んで、自分なりのカスタマイズなんかもやるようになってくると、今度は手帳そのものをより良いものへと変えていきましょう。

 

人生のパートナーとなるほど手帳は重要なものなので、使い込んでくるとなくてはならない存在になってきます。

 

そんなシステム手帳を安価なもののままにしておくのはもったいない。

 

ぜひ、自分の好きなサイズ、好きなデザイン、色、素材にまでこだわって良いものを使用することをお勧めします。

 

 

私も一年近く悩み、革でダヴィンチ社が開発しているシステム手帳を購入しました。

 

やはり悩んでお金もかけただけあって、今ではその高級感も楽しみながら愛用しています。

 

高くても1万円〜1万五千円程度で革製のしっかりしたシステム手帳が購入できるので、探してみてはいかがでしょうか。

 

参考程度に、私の使っている手帳を以下に記載しておきます。

 

 

 

 

 

 

終わりに

 

 

自分の大好きな内容の記事になったので、ついつい記事そのものが長くなってしまいました。

 

最後まで読んでくださった方、ありがとうございます。そしてすみません(笑)

 

 

誰もが仕事をする上で、手帳をうまく活用すれば必ずプラスになります。

 

これは間違いありません。

 

何もかも記憶に頼っていては、これだけ情報が渦巻く時代では良いパフォーマンスが出せません。

 

テレビをつければたくさんのニュースが報道され、SNSでは秒刻みで情報がアップされますよね。

 

インターネットの爆発的普及によって、人間は情報の海を泳いでいる状態です。

 

そんな情報をすべて頭で処理できる人なんていませんし、そんなことをしていては考えるために脳を使う余裕がなくなってしまいます。

 

脳にも限界はありますから、脳でなくても対応できるところは手帳に補ってもらうことが理想的なのですね。

 

 

もし興味があれば、明日からでも手帳を活用してほしいと思います。